POLÍTICA DE MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “RODRIGO ARENAS BETANCURT”

Versión: 1.0

Fecha entrada en Vigencia: 29 Agosto de 2019.

Actualización: 29 de Agosto de 2019

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: INSTITUCIÓN EDUCATIVA “RODRIGO ARENAS BETANCURT”, que en adelante se denominará  IERAB, es una entidad de carácter público estatal.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: La IERAB queda ubicado en la Calle 80 #36B-30 Barrio Cuchilla de los Castro, sector de Cuba, Pereira-Risaralda-Colombia

CORREO ELECTRÓNICO: egresadosirab@gmail.com – ie.rodrigoarenas@live.com

TELÉFONO: (57-6) 3209505 – 3277789 - 3208820

MARCO LEGAL:

•        Constitución Política, artículo 15.
•        Ley 1266 de 2008 (Habeas Data y bases de datos entidades)
•        Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales)
•       Decretos reglamentarios 1727 de 2009 (Operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial)
•        Decreto reglamentario 2952 de 2010
•        Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

La IERAB ha definido la siguiente política de tratamiento de datos personales, para toda información que sea obtenida por medios impresos y/o digitales y almacenada en formato físico o digital de las personas naturales que tienen calidad de egresados y que constituyen la población bachiller tanto de la jornada regular diurna como del programa 3011 educación para adultos.

Esta política cumple con la normatividad vigente a la fecha de expedición de este documento, teniendo como base la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma y dar cumplimiento a la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que almacene La IERAB, en bases de datos físicas o digitales. Dando cumplimiento también al derecho al HABEAS DATA que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.

Se hace la aclaración que dada la naturaleza de la IERAB, la documentación debe además de la normatividad legal colombiana, cumplir con la normatividad del Sistema de Gestión de Calidad Institucional y la formalidad establecida para los documentos y formatos que rigen, sobretodo, aquellos que fueron diseñados para el procedimiento SEGUIMIENTO A EGRESADOS del macro proceso COMUNITARIO.

Dicha política se irá ajustando en la medida que las disposiciones legales colombianas y los ajustes por el sistema de gestión de calidad así lo requieran.

OBJETIVO GENERAL

Esta política se implementa para garantizar la reserva de la información y la seguridad en cuanto al tratamiento que se le dará a las bases de datos físicas y digitales de todos nuestros egresados de quienes La IERAB ha obtenido de manera legal, conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Así mismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17. “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.” de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

AMBITO DE APLICACION

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos física o digital de la IERAB, cuyo titular sea una persona natural.

DERECHOS QUE TIENEN FRENTE A LA IERAB LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento de información de las personas  naturales por parte del procedimiento seguimiento a egresados, deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación, esto de acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos; los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la IERAB en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la IERAB para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Ser informado por la IERAB, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

ESTOS DERECHOS PODRÁN SER EJERCIDOS POR:

•      El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la IERAB.
•   Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
•      El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
•       Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

TRATAMIENTO DE MENORES DE EDAD

            
   Como es normal, en muchas ocasiones las personas naturales de las cuales se recepcionan y manipulan los datos son menores de edad; En tal caso, en el tratamiento de datos personales de los mismos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la IERAB asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades educativas la IERAB deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o el representante legal de la niña, niño o adolescente. Para tal fin, esta autorización previa podrá ser consignada en formato físico o digital o estar alojada en plataformas en línea a través de los canales que provee Internet.

DETALLES DE LA RECOPILACIÓN  Y MANIPULACIÓN DE LOS DATOS

·        La información de las personas naturales bachilleres de la IERAB que sea recopilada por cualquier medio impreso o digital, tiene por objetivo solo fines estadísticos y educativos, que son insumo primordial para el desarrollo del procedimiento seguimiento a egresados del sistema de gestión de calidad institucional.

·        En ningún caso y bajo ningún argumento, esta información será orientada con fines distintos a lo educativo o estadístico institucional.

·        La información a recopilar tiene como cobertura 3 años anteriores a la vigencia del procedimiento y se guardará en archivo físico o magnético durante 2 años según lo tiene estipulado la ley de archivo para el Sistema de gestión de calidad institucional.

·        La información alojada en la base de datos del procedimiento seguimiento a egresados, NO PODRA SER COMPARTIDA CON TERCEROS para ningún objetivo o fin; si alguna institución pública o privada requiriera alguna información de los estudiantes actuales y/o egresados, retirados o en calidad de deserción, en los términos que lo autorice la Ley, deberá remitirse a otros canales y bases de datos  institucionales o a las plataformas educativas propias de la IERAB o del Ministerio de Educación Nacional o de la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada de Pereira.

·        El estudio y conclusiones del análisis de la información que surja del procedimiento seguimiento a egresados, si se podrá compartir con otros procedimientos del sistema de gestión de calidad institucional y con otros terceros, siempre y cuando no vulnere los derechos de los titulares de los datos o viole la normatividad vigente a la fecha de expedición la política de manejo de información y datos personales de la institución educativa “Rodrigo Arenas Betancurt”.

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La IERAB en el desarrollo de su objeto social y educativo, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

•     Analizar la relación del currículo con las opciones laborales y educativas que pueden llegar a tener los egresados.
•      Aportar a la calidad de la educación que ofrece la institución a través de sus niveles educativos.
•        Continuar vigente la relación institución-egresados.

LA AUTORIZACIÓN

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, la IERAB requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración libre del titular de los datos en la cual manifiesta su consentimiento al archivo y conservación de estos de acuerdo con las leyes Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 DE 2013, a su vez en dicha autorización se establece la facultad que tiene dicho titular para solicitar a la institución la corrección actualización o supresión de esto datos.

FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la IERAB respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a la IERAB por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

•       La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a la IERAB, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la institución solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
•         Una vez recibida la petición o reclamo completo, la institución dará curso a la PQRS según lo tiene dispuesto en el sistema de gestión de calidad institucional.
•        El solicitante recibirá una respuesta por parte de la IERAB dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
•       Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

INSTITUCIÓN EDUCATIVA “RODRIGO ARENAS BETANCURT” - IERAB

E-mail: ie.rodrigoarenas@live.com |Contacto: (57-6) 3208820 – 3277789 – 3208820

Dirección: Calle 80 #36B-30 Cuchilla de los Castro – Sector Cuba - Pereira, Risaralda, Colombia

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2019